Qu’est-ce qu’un organigramme en ligne ?

Aussi appelé organigramme dynamique, l’organigramme en ligne est une représentation schématique digitale, souvent collaborative, des liens fonctionnels et hiérarchiques d’une entreprise. On y retrouve les fiches des collaborateurs ainsi que d’autres données organisationnelles.

Bref aperçu historique de l’organigramme

C’est au superintendant général des chemins de fer américains Daniel McCallum (1815 – 1878) que l’on doit le premier vrai organigramme contemporain. McCallum commanda ce qu’il appela « un diagramme illustré des chemins de fer reliant New York à Erié » au dessinateur industriel et ingénieur civil canadien George Hot Henshaw (1831 – 1891). Un demi-siècle plus tard, cet outil qui était entré dans les mœurs prendra alors le nom de « schéma organisationnel ». C’est l’appellation que l’on retrouve d’ailleurs dans le manuel de référence de Willard C. Brinton, publié en 1914, « Graphic Methods for Presenting Facts ». Depuis son « invention » jusqu’au milieu des années 1920, le schéma organisationnel était exclusivement destiné aux métiers de l’ingénierie. Ce n’est que pendant l’entre-deux-guerres qu’il gagnera progressivement le monde des affaires. Le terme « organigramme » apparaîtra au milieu des années 1960, remplaçant progressivement l’expression « schéma organisationnel ».

A quoi sert l’organigramme ?

En reproduisant les différents organes de l’entreprise dans une vue aplatie, l’organigramme permet de visualiser de manière claire et simplifiée des structures parfois complexes. Que ce soit pour une entreprise commerciale ou industrielle, un ministère, des hôpitaux ou toute autre structure qui implique le partage des tâches, l’organigramme joue son rôle en documentant les différentes relations de commandement ainsi que les rapports de subordination. Classiquement, l’organigramme prendra la forme d’une succession de rectangles représentant les différents postes de l’entreprise. Ces rectangles sont liés entre eux par des traits verticaux (pour les rapports de commandement) ou horizontaux (indiquant les rapports d’égalité ou de complémentarité). Dans certains organigrammes, les postes de responsabilité et le top management sont représentés par des formes ovales plutôt que des rectangles. Enfin, il peut arriver que des relations de type « conseil » soient représentées par des traits en pointillés. C’est notamment le cas lorsque l’on souhaite documenter la présence d’experts ayant un rôle de conseil auprès de la direction dans l’entreprise.

Au-delà de proposer une vision claire de l’entreprise, l’organigramme peut également définir de manière brève les fonctions des uns et des autres à l’occasion d’un projet déterminé. Il assure ainsi la répartition des tâches et le suivi des missions au sein d’une équipe, se transformant ainsi en un outil de travail simple mais efficace. Les relations de commandement étant parfaitement bien explicitées, aucun risque d’ambiguïté n’est possible, ce qui maximise les chances de réussite du projet en question dans les délais impartis.

D’un autre côté, un bon organigramme va permettre de planifier des effectifs pour définir avec précision les besoins et lancer une campagne de recrutement. Il permettra également de mieux planifier les ressources pour identifier les points d’inefficacité et optimiser l’allocation des budgets. Pour gagner en visibilité, un organigramme pourra contenir :

  • Des photos pour aider les collaborateurs à mieux se connaître, à fortiori dans les secteurs d’activité qui connaissent un turnover élevé. Dans ce cas, l’idéal serait bien sûr d’automatiser cette tâche sur un organigramme en ligne, sans quoi elle deviendrait particulièrement chronophage ;
  • Des formes et des couleurs différentes avec des significations claires et visibles ;
  • Des animations et de l’interaction si vous avez fait le choix d’un organigramme en ligne. Ce dernier est généralement intégré dans le site de l’entreprise, voire décliné en application que l’on ouvre au besoin. Pour plus d’interaction, l’organigramme en ligne pourra par exemple prendre la forme d’un document collaboratif sur lequel des utilisateurs pourront ajouter des annotations, mettre à jour l’organisation des postes, etc.


Pourquoi l’organigramme en ligne est l’avenir de l’organigramme ?

La vision que l’on a de l’entreprise a substantiellement évolué depuis les débuts de l’organigramme. D’une structure peu flexible, peu mobile et surtout particulièrement figée dans le haut de la pyramide managériale, l’entreprise devient aujourd’hui une véritable ruche, grouillante d’activité, qui voit son turnover gagner des points comparativement aux années 1960. Ainsi, l’organigramme dans son acceptation classique devient très vite obsolète, exigeant ainsi une mise à jour régulière qui peut très vite devenir chronophage. D’un autre côté, il ne faut pas perdre de vue que la mondialisation a favorisé l’émergence de super-groupes multinationaux dont les effectifs se chiffrent en plusieurs milliers. L’organigramme classique devient alors compliqué, voir impossible à réaliser, pour des raisons évidentes de praticité. C’est ici que l’organigramme en ligne prend tout son sens. En effet, grâce à la simplicité des modifications, à l’infinité « virtuelle » des possibilités et surtout à l’automatisation, l’organigramme en ligne s’impose comme une solution viable, ultra-pratique et facile à déployer avec des bénéficies sur le long terme.

Mais la simplification des représentations n’est pas le seul intérêt de l’organigramme en ligne. Son côté dynamique permet par exemple d’apposer des fiches contextuelles qui proposent un contenu informatif pertinent sur chaque salarié ou chaque relation professionnelle… une possibilité intéressante pour les grands groupes qui comptent des milliers de salariés. L’organigramme interactif pourra alors documenter de manière exhaustive et ludique l’organisation d’une entreprise sur plusieurs pays, tout en proposant des fiches avec diverses informations à propos de différents collaborateurs : fonction, mission, coordonnées, photo, présentation audio et/ou vidéo, réalisations, type de contrat, etc.

L’organigramme en ligne : exemple d’une réalisation pour Auchan Retail

Ayant connu une importante restructuration avec notamment la naissance d’Auchan Retail en 2016, le Groupe Auchan a formulé un besoin qui consiste à concevoir un organigramme en ligne permettant de représenter de façon dynamique son nouvel organigramme à l’ensemble de ses collaborateurs. La solution interne développée par Feel & Clic, en collaboration avec l’agence Moustic, the Audio Agency, reflète l’organisation par pays d’Auchan Retail. Pour plus de détails sur les technologies mobilisées, la méthodologie de travail ainsi que l’impact de cette sur l’entreprise, rendez-vous sur notre page dédiée à l’organigramme en ligne Auchan Retail.